Medienbruchfreie Beschaffung

3. Nov. 2021

Medienbruchfreie Beschaffung: Wenn digitale Beschaffung über eVergabe hinaus geht

Seit der Modernisierung des Vergaberechts im Jahr 2016 suchen viele öffentliche Auftraggeber nach einer geeigneten Lösung zur Umsetzung der elektronischen Vergabe. Warum diese Gelegenheit nicht nutzen, um den gesamten Beschaffungsprozess digital und medienbruchfrei umzusetzen?

Die Umstellung von einem analogen Vergabeverfahren mit vor- und nachgelagerten Prozessen zu einem digitalen System sollte als Chance verstanden werden – als Chance zur Einführung und Gestaltung eines ganzheitlichen, medienbruchfreien Beschaffungsmanagements.

Hiermit wird der gesamte Beschaffungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis hin zum abschließenden Vertragsmanagement, verstanden. Auf diese Weise entsteht ein ganzheitlicher Beschaffungszyklus.

Was ist medienbruchfreie Beschaffung?

Anlässlich der 2016er Vergaberechtsnovellierung, Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln, sollten digitalisierte und schließlich auch medienbruchfreie Prozesse entstehen. Kennzeichen eines medienbruchfreien Prozesses ist, dass es keinerlei Unterbrechungen in der Übertragungskette von Daten und Informationen zwischen zwei oder mehreren Medien gibt. Daten müssen so nicht mehrfach erfasst werden – einmal eingetragen können diese Daten von einem System zum anderen direkt übermittelt werden. Dies hat zur Folge, dass Fehlerpotenziale sowie Transaktionskosten reduziert und Prozesse optimiert werden.

Welche Vorteile bietet medienbruchfreie Beschaffung?

Je mehr Prozesse und Teilprozesse digitalisiert werden, desto besser lassen sie sich vereinheitlichen und demnach auch standardisieren sowie miteinander verknüpfen. Dadurch entsteht ein medienbruchfreier, standardisierter und vor allem aber transparenter Workflow. Daneben profitieren Verwaltungen und Unternehmen von einer schnelleren Datenverarbeitung und effizienterem Arbeitsprozess. Informationen können in Echtzeit übertragen und gleich im Anschluss verarbeitet werden.

Die bessere Zusammenarbeit, die sowohl durch die standardisierten und transparenten Prozesse als auch durch die schnellere Informationsverarbeitung entsteht, führt insbesondere zu einer Automatisierung des Gesamtprozesses und damit dazu, dass Mitarbeiter weniger eingreifen und unnötige Entscheidungen treffen müssen. Alle Lösungen von der Administration Intelligence AG dienen genau diesem Ziel, Ihre Mitarbeiter zu entlasten, die Zusammenarbeit aller zu erleichtern und den hohen Complienceanforderungen gerecht zu werden.

Der Prozess von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsmanagement

Unser Lösungsportfolio bildet den kompletten Beschaffungszyklus medienbruchfrei und sicher ab. Denn der Beschaffungsprozess öffentlicher Auftraggeber startet nicht erst mit dem Vergabeverfahren oder dem operativen Einkauf. Im Vorfeld finden bereits wichtige und entscheidende Prozesse zur Bedarfsidentifikation, Bedarfserhebung und Bedarfskonsolidierung statt. Dies wollen wir anhand eines Beispiels verdeutlichen.

Mit Hilfe des AI BEDARFSMANAGERS stellt ein Bedarfsmelder eine Bedarfsanforderung zu Büromaterial und Informationstechnik an den Einkäufer. Da der Einkäufer ebenfalls von anderen Bedarfsmeldern Anforderungen für Büromaterial bekommen hat, beschließt er, bei allen Bedarfsmeldern mittels des AI BEDARFSMANAGERS nachzufragen, ob diese ebenfalls Büromaterial benötigen. Die strukturierten Daten aus den Rückmeldungen kann der Einkäufer bündeln und diese Daten mit bereits feststehenden Positionen und Mengen – automatisiert – in ein Leistungsverzeichnis im AI VERGABEMANAGER übertragen, damit die Bedarfe nach Büromaterial ausgeschrieben werden.

Im AI VERGABEMANAGER wird der Einkäufer Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen der Ausschreibung geführt, angefangen bei der Vorbereitungsphase über die Veröffentlichung bis hin zur Prüfung und Wertung. Der bezuschlagte Bieter kann dann anhand der Rahmenvertragsdaten einen entsprechenden Katalog seiner Waren bereitstellen. Dieser Katalog kann anschließend, z. B. als XML-Datei, in den AI EINKAUFSMANAGER importiert werden.

Der AI EINKAUFSMANAGER als Multi-Lieferanten-Katalog ermöglicht, im Gegensatz zu einem einfachen Katalogsystem oder Webshop, auch eine Zusammenfassung von Angeboten unterschiedlicher Anbieter. So hat der Bedarfsträger die Möglichkeit, sein Büromaterial direkt aus dem (bezuschlagten) Katalog abzurufen, während der Einkäufer im gleichen System die noch offene IT-Ausstattung beim Lieferanten bestellen kann. Ergänzend kann im AI EINKAUFSMANAGER ebenfalls der Vertrag der erfolgreichen Ausschreibung hinterlegt und verwaltet werden.

Sollte ein Bedarfsmelder einen Artikel bestellen wollen, der nicht in den vorhandenen Katalogen zu finden ist, wie beispielsweise ein Headset, kann der Bedarfsmelder eine Freitext-Bedarfsanforderung an den Einkäufer melden. Aus dieser Bedarfsanforderung wiederum kann der Einkäufer im AI BEDARFSMANAGER einen neuen Prozess zur Ermittlung dieses Bedarfs starten und der Zyklus beginnt von Neuem.

AI BEDARFSMANAGER

Mit dem AI BEDARFSMANAGER werden die vorgelagerten Bedarfserhebungs­prozesse digital abgewickelt und die Bedarfsanalyse unterstützt. Die Integration in die nachgelagerten, elektronischen Beschaffungs­instrumente E-Vergabe und elektronische Rahmenvertragsabwicklung (Katalogsystem) erfolgt dabei medienbruchfrei. Der AI BEDARFSMANAGER schafft für zentrale Beschaffungsstellen die Möglichkeit, organisationsübergreifend Bedarfe an Produkten und Dienstleistungen festzustellen. Bündelungs­potenziale der Behörden und Einrichtungen können hierdurch – auch unter Berücksichtigung zeitlich divergierender Parameter – identifiziert werden.

AI VERGABEMANAGER

Der AI VERGABEMANAGER unterstützt digital die Abwicklung des gesamten internen, arbeitsteiligen Vergabeprozesses und ermöglicht die Anbindung unterschiedlichster Vergabeplattformen, z. B. der AI VERGABEPLATTFORM, der E-Vergabeplattform des Bundes, service.bund.de, TED/SIMAP. Der AI VERGABEMANAGER wickelt den kompletten Vergabeprozess nach dem aktuellen Vergaberecht sowie nach aktuellen Verfahrensvorlagen ab (u. a. VOB/A, UVgO, VgV). Workflowbasiert führt der AI VERGABEMANAGER die Nutzer rechtskonform durch die einzelnen Phasen der Ausschreibung. Als Kontrollinstanz trägt das Vergabemanagement-System zur Fehlerminimierung und zur effizienteren Prozessabwicklung bei. Dabei erfolgt die Dokumentation automatisiert in der Vergabeakte und im Vergabevermerk. Zusätzlich können über standardisierte Schnittstellen beliebige Drittsysteme integriert werden.

AI EINKAUFSMANAGER

Der AI EINKAUFSMANAGER ist das innovative Beschaffungsmanagementsystem der Administration Intelligence AG. Mit dem AI EINKAUFSMANAGER können katalogbasierte Bestellungen und E-Pro­curement-Prozesse durchgeführt werden; dafür werden Katalogstammdaten, z. B. aus Rahmenverträgen in Multi-Lieferanten-Katalogen, verwaltet. Der AI EINKAUFSMANAGER ist ein modular aufgebauter Multi-Lieferanten-Katalog, welcher pass­genau auf individuelle Anforderungen zugeschnitten werden kann. Das Bestellwesen ist dabei die zentrale Komponente. Das Bestellwesen erlaubt den Nutzern eine einfache Auswahl von Artikeln aus den hinterlegten Katalogen. Über die integrierte Status­verfolgung ist es jederzeit möglich, den Weg der eigenen Bestellung/Anfor­derung durch das System weiterzuverfolgen. Wird der gemeldete Artikel bestellt, können die Be­darfsmelder automatisiert darüber benachrichtigt werden.

Ausblick

Mit der Umsetzung der Vergaberechtsmodernisierung bietet sich für den öffentlichen Auftraggeber die Chance, Prozesse zu digitalisieren und zu standardisieren, um ein ganzheitliches, medienbruchfreies Beschaffungsmanagement zu etablieren.

Aber dieser Schritt erlaubt nicht nur Prozesse zu optimieren und Fehlerpotenziale zu reduzieren, sondern vielmehr bietet sich hier die Möglichkeit, den einzelnen Mitarbeiter zu entlasten und zu unterstützen.

Das ist unser Anreiz, nicht nur den Fokus der Weiterentwicklung auf unsere einzelnen Produkte zu legen, sondern auch die weitere Integration unserer Produkte untereinander und zu Drittsystemen voranzutreiben. Mit dem Ziel den Einzelnen bestmöglich zu unterstützen und die Arbeit aller zu verbessern.

Autorin: Deborah Hümpfner

Marketing und Vertrieb