Medienbruchfreies Beschaffen: Vom Bedarf zur Vergabe

26. Nov. 2021

Mit dem AI BEDARFSMANAGER stellt die Administration Intelligence AG ein Werkzeug, insbesondere für zentrale Beschaffungs- und Vergabestellen, zur Verfügung, das es ermöglicht, Bedarfserhebungen, Bedarfsanalysen und -konsolidierungen benutzerfreundlich digital abzuwickeln.

Der AI BEDARFSMANAGER: Einmal kurz vorgestellt

Das Vergabeverfahren oder der operative Einkauf ist meist nicht der erste Schritt in einem Beschaffungsprozess. Im Vorfeld finden oft wichtige und entscheidende Schritte zur Bedarfsidentifikation, -erhebung und -bündelung statt.

Diese vorgelagerten Prozesse können einen wesentlichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit von Beschaffungsvorgängen sowie deren Abwicklung haben. Denn für einen ökonomischen und sinnvollen Einkauf ist es wichtig zu wissen, welches Gut bzw. welche Dienstleistung vom Bedarfsträger in welcher Menge zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort benötigt wird.

Mit dem AI BEDARFSMANAGER werden die vorgelagerten Bedarfserhebungsprozesse digital abgewickelt und die Bedarfsanalyse unterstützt. Die Integration in nachgelagerte Vergabemanagementsysteme sowie auch in die elektronische Rahmenvertragsabwicklung (Katalogsysteme) erfolgt dabei medienbruchfrei durch die offene Architektur.

Der AI BEDARFSMANAGER schafft für den zentralen Einkauf die Möglichkeit, organisationsübergreifend Bedarfe an Produkten und Dienstleistungen festzustellen. Dadurch können Behörden Bündelungspotenziale identifizieren.

Arbeiten mit dem AI BEDARFSMANAGER

Mit dem AI BEDARFSMANAGER kann eine zentrale Vergabestelle Bedarfserhebungen, wie z. B. für Büromaterial, durchführen. Hierfür fragt die zentrale Vergabestelle bei all seinen Bedarfsträgern nach, inwieweit Büromaterial benötigt wird. Die zurückgemeldeten Bedarfe der jeweiligen Bedarfsträger können im Anschluss mithilfe des AI BEDARFSMANAGERS analysiert, gebündelt und ausgewertet werden.

Ebenso kann jeder Bedarfsträger auf diesem Weg auch eigene Bedarfsmeldungen über konkrete Einzelbedarfe einfach und schnell an die zentralen Vergabestellen übermitteln.

Die Mitarbeiter der zentralen Vergabestelle können daraufhin die eingesammelten Bedarfe zu Büromaterial in entsprechende Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführen. Hierfür nutzen sie geeignete Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten im AI BEDARFSMANAGER.

Dabei erhalten sie die volle Kontrolle über die erweiterten Strukturierungsmöglichkeiten von Leistungsverzeichnissen. Es ist ihnen völlig überlassen, ob sie Lose bilden, mehrere Positionen zu einer LV-Gruppe zuordnen oder weitere optionale Positionen anlegen. Diese derartig strukturierte Datenhaltung ermöglicht eine standardisierte, medienbruchfreie und semantisch eindeutige Integration der Bedarfe in ein Vergabeverfahren.

Im AI VERGABEMANAGER wird das so entstandene Leistungsverzeichnis noch um Wertungskriterien ergänzt, bevor es von den Bietern als Grundlage für ein Angebot mit deren Daten befüllt wird. Das Ergebnis nach der Angebotsöffnung und -prüfung ist wiederum eine strukturierte Wertungsmatrix. Diese visualisiert übersichtlich alle relevanten Daten für den Bearbeiter der zentralen Vergabestelle. Bequem kann er dann das wirtschaftlichste Angebot für Büromaterial bezuschlagen. Die Daten für den daraus resultierenden Rahmenvertrag stehen ebenso standardisiert und strukturiert zum Abruf durch externe Systeme zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet der AI BEDARFSMANAGER?

Der software-gestützte Bedarfserhebungsprozess führt zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern, vor allem solcher, die durch Medienbrüche verursacht werden. Einmal eingetragen, können Daten problemlos innerhalb des Systems und/oder auch zwischen angebundenen Systemen übertragen werden; wie bereits beispielhaft dargestellt, vom AI BEDARFSMANAGER zum AI VERGABEMANAGER.

Darüber hinaus kann die automatisierte Unterstützung in den einzelnen Teilprozessen die Akzeptanz bei den Bedarfsträgern deutlich erhöhen. Durch die Verringerung des manuellen Aufwands können Aufgaben in der Beschaffung effizienter gestaltet werden, wodurch Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet werden und sie sich letztendlich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Insbesondere die Entlastung der für die Bedarfserhebung zuständigen Mitarbeiter und die damit verbundene Verringerung des manuellen Aufwands sind bei der Etablierung des IT-gestützten Bedarfserhebungsprozesses von sehr großer Bedeutung.

Mehr als nur medienbruchfreies Beschaffen

Der AI BEDARFSMANAGER bietet viele hilfreiche und nützliche Funktionen. Neben der reinen Bedarfserhebung verfügt er über Funktionalitäten zur Strukturierung und Bündelung von Bedarfen. Zusätzlich unterstützt er bei der Auswertung der gesammelten Bedarfs(rück-)meldungen der einzelnen Bedarfsträger. Generell ermöglicht der AI BEDARFSMANAGER, Einkaufsvolumina im Rahmen einer strategischen Beschaffung fachlich und wirtschaftlich sinnvoll zu bündeln, womit auch die öffentlichen Haushalte geschont werden.

Für weitere Informationen oder bei weiteren Fragen folgen Sie einfach diesem Link: Übersicht AI BEDARFSMANAGER.

Autor: Joachim Klühspies

Leiter Vertrieb und Marketing